Uutisarkisto

Ilmoituskanava Tietosuoja

Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi

Päivitetty: 15.12.2023

Tämä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointipohja on tarkoitettu käytettäväksi tilanteessa, jossa ilmoituskanavapalvelua käyttävällä yrityksellä eli rekisterinpitäjällä ei ole käytössä omaa pohjaa. Yrityksen tulee itse huolehtia, että arviointi täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Yritys voi hyödyntää tätä pohjaa vaikutustenarvioinnissa. Yrityksen vastuulla on täydentää pohjaa siltä osin kuin pohjassa ei oteta kantaa johonkin erityiskysymykseen. Asiakas vastaa siitä, että dokumentin sisältö täyttää sovellettavan lainsäädännön vaatimukset.

Rekisterinpitäjä

Yrityksen nimi: Savo-Karjalan Linja Oy

Osoite: Pamilonkatu 28, 80130 Joensuu

Puhelinnumero:013 122324

Sähköpostiosoite: tilausajot@skl.fi

Henkilötietojen käsittelijä

Keskuskauppakamari

Aleksanterinkatu 17, 00100 Helsinki

09 4242 6200 ilmoituskanava@kauppakamari.fi

Vaikutustenarvioinnin tekijä

Whistleblowing-ilmoituskanavan käyttöönottava yritys

Vastuuhenkilö: Jani Hietala

Vastuuhenkilön yhteystiedot: jani.hietala@skl.fi

Arvioinnin ajankohta

15.12.2023

Tarkoitus, johon uusi henkilötietojen käsittelyprosessi perustuu

Prosessi perustuu lakiin Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta.

Yritysten tulee tarjota henkilöstölleen luotettava ilmoituskanava, joka mahdollistaa ilmoitukset väärinkäytöksistä ja rikkomuksista organisaation toiminnassa. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta velvoitteet voidaan täyttää.

Lyhyt selostus henkilötietojen käsittelystä ja tarkoituksesta

Tietojen käsittely liittyy Keskuskauppakamarin tarjoaman whistleblowing-ilmoituskanavan ylläpitoon. Keskuskauppakamari tarjoaa ilmoituskanava-alustan asiakasyrityksille, jotka voivat hyödyntää sitä esimerkiksi työntekijöidensä tekemien ilmoitusten vastaanottamiseen. Palvelua käyttävä organisaatio on rekisterinpitäjä ja Keskuskauppakamari henkilötietojen käsittelijä. Tietosuoja-asetuksen mukaisesti

tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi on rekisterinpitäjän vastuulla. Keskuskauppakamari avustaa tarvittaessa rekisterinpitäjää vaikutustenarvioinnin tekemisessä.

Ilmoittava henkilö voi tehdä ilmoituksen anonyymisti ja niin, että ilmoitus ei sisällä häntä itseään koskevia henkilötietoja. Mikäli ilmoituksen tekijä poikkeuksellisesti jättää esimerkiksi omat yhteystietonsa ilmoituslomakkeeseen, henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

Miten henkilötiedot kerätään?

Ilmoittava henkilö (rekisteröity) antaa tietoja tehdessään ilmoitusta havaitsemastaan väärinkäytöksestä tai muusta epäeettisestä toiminnasta. Ilmoitus ei sisällä ilmoittavaa henkilöä koskevia henkilötietoja, ellei ilmoittaja niitä nimenomaisesti anna. Ilmoitusta koskevissa ohjeissa todetaan, että ilmoituksen tekeminen ei edellytä esimerkiksi ilmoittajan henkilötietojen antamista.

Ilmoitus voi sisältää muita henkilöitä koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja katsoo niiden olevan välttämättömiä ilmoituksen kannalta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä.

Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä henkilötietoja ilmoitusten käsittelyä ja pääsynhallintaa varten.

Henkilötietoja ei kerätä muilla tavoin.

Miten henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten käsittelemiseksi. Ilmoitusten perusteella rekisterinpitäjä ryhtyy tarvittaessa toimenpiteisiin.

Rekisterinpitäjän ilmoitusten käsittelijöiden tietoja käsitellään Keskuskauppakamarin Ilmoituskanavan pääsynhallinnan kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin. Käsittely perustuu sopimuksen rekisterinpitäjän ja Henkilötietojen käsittelijän välisen sopimusvelvoitteiden toimenpanoon Ilmoituskanava-palvelun käytöstä.

Minne kerätyt henkilötiedot tallennetaan?

Ilmoitustiedot tallennetaan tietokantaan salattuina. Henkilötietojen käsittelijällä ei ole pääsyä tallennettuihin tietoihin, vaan tiedot ovat vain rekisterinpitäjän nimettyjen ilmoitusten käsittelijöiden käytössä. Rekisterinpitäjä voi rajata pääsyn ilmoituksiin eri ilmoitustyyppien perusteella.

Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi siirtää tiedot rekisterinpitäjän tietokantaan käsittelyn ajaksi tai arkistointia varten.

Palvelun tilaajatiedot ja käsittelijätiedot tallennetaan henkilötietojen käsittelijän asiakastietojärjestelmään palvelua koskevaa käyttäjäviestintää, laskutusta ja sopimuksen muiden velvoitteiden toimeenpanoa varten.

Henkilötietojen käsittelyn laajuus

Palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

– Ilmoitusten käsittelijöiden etunimi, sukunimi, sähköposti, julkinen nimi ja käyttäjätunnus

– Ilmoitusten jättäjistä ei kerätä henkilötietoja, mutta ilmoittajat saattavat itse sisällyttää osaksi ilmoitusta omia, toisen henkilön/henkilöiden tietoja osana kirjallista ilmoitusta tai liitetiedostojen metatietojen avulla.

Rekisteröityjen informointi

Sen varmistamiseksi, että rekisteröidyt tietävät henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja laajuudesta, rekisterinpitäjä ylläpitää ilmoituskanavapalvelun Internet-sivuilla tietosuojaselostetta.

Henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuuden ja oikeellisuuden arviointi

Henkilötietojen käsittely perustuu kolmansien henkilöiden tietojen, kuten ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden tietojen, osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen tai rekisterinpitäjän taikka kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun ja ilmoittajan tietojen osalta suostumukseen tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Ilmoituksia käsittelevien henkilöiden henkilötietojen osalta käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen tai oikeutettuun etuun.

Ilmoitus sisältää vain tarpeelliset tiedot ilmoitusten käsittelytoimenpiteitä varten. Ilmoittaja ei esimerkiksi jätä ilmoituksen yhteydessä omia yhteystietojaan.

Ilmoitukset olisi mahdollista kerätä myös vaihtoehtoisella tavalla, esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse, mutta näihin vaihtoehtoisiin tapoihin liittyy selvästi suuremmat luottamuksellisuuteen ja turvallisuuteen liittyvät puutteet. Ilmoituskanavapalvelu on tietoturvallinen ratkaisu vastaanottaa ilmoitukset.

Tietoja säilytetään ilmoituskanavapalvelussa rajoitetun ajan. Rekisterinpitäjä poistaa tiedot sen jälkeen, kun henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeen.

Henkilötietoja ei käsitellä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

Vain rajoitetulla määrällä henkilöitä on pääsy henkilötietoihin. Henkilöiden, jotka käsittelevät ilmoituskanavapalveluun liittyviä henkilötietoja, tulee olla asianmukaisen salassapitovelvoitteen piirissä.

Rekisteröidylle aiheutuvien riskien arviointi

Rekisteröidyllä on mahdollisuus saada pääsy omiin tietoihinsa paitsi, milloin pääsyn rajoittaminen perustuu tarpeeseen suojella rekisterinpitäjän tai kolmannen henkilön välttämättömiä oikeuksia. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos pääsy tietoihin johtaa siihen, että ilmoittavan henkilön henkilöllisyys olisi vaarassa paljastua.

Rekisteröidyllä on myös mahdollisuus vaatia omien tietojensa poistamista palvelusta. Myös tätä rekisteröidylle kuuluvaa oikeutta on mahdollista rajoittaa, jos rajoittamisen tarkoituksena on turvata rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, erityisesti velvoite tarjota luotettava ja puolueeton ilmoituskanava.

Kaikkien rekisteröityjen oikeuksien rajoitusten tulee perustua oikeasuhtaisiin ja välttämättömiin perusteisiin, eivätkä ne saa rajoittaa rekisteröityjen oikeuksia enempää kuin on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen oikeuksien toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän on ennen käsittelyä kuultava valvontaviranomaista, jos tämä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi osoittaa, että käsittely aiheuttaisi korkean riskin, jos rekisterinpitäjä ei ole toteuttanut toimenpiteitä riskin pienentämiseksi.

Todennäköisyyttä mainittujen riskien toteutumiselle voidaan pitää pienenä. Henkilötiedot on suojattu asetuksen edellyttämällä tavalla teknisin ja organisatorisin keinoin, ja pääsy tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöille, joiden määrä on rajattu.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyviä seuraavia riskejä koskien tietojen katoamista tai luvatonta pääsyä tietoihin. Riskin todennäköisyys on arvioitu asteikolla 1-4 (1=hyvin epätodennäköinen, 4=hyvin todennäköinen). Riskin vakavuus on kuvattu asteikolla 1-4 (1=ei lainkaan vakava, 4=hyvin vakava).

Riski Riskin todennäköisyys Riskin vakavuus

Ilmoituskanavan tietoihin pääsee käsiksi ulkopuolinen

henkilö 1 1-4 (riippuen saatavista tiedoista)

Toimenpiteet, joilla rekisteröidylle aiheutuvia riskejä voidaan vähentää tai poistaa

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että se kouluttaa ilmoituksia vastaanottavat henkilöt käsittelemään ilmoituksia asianmukaisesti ja tietoturvallisesti.

Rekisterinpitäjä sitoutuu informoimaan rekisteröityjen näille kuuluvista oikeuksista. Informointia varten rekisterinpitäjä ylläpitää palvelussa tietosuojaselostetta.

Ilmoituskanavajärjestelmän tietoturvaa on testattu/auditoitu kolmannen osapuolen toimesta.

Rekisterinpitäjä toteuttaa seuraavat toimenpiteet riskien vähentämiseksi ja poistamiseksi:

Riski Toimenpiteet Toimenpiteiden vaikutus

Ilmoituskanavan tietoihin pääsee

käsiksi ulkopuolinen henkilö Vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy järjestelmään, järjestelmä perustuu tietoturvallisiin ratkaisuihin ja tietoihin pääsyä rajattu Riskin todennäköisyys ja vakavuus on merkittävästi pienentynyt

Vaikutustenarvioinnin uusiminen

Rekisterinpitäjä toteuttaa uuden vaikutustenarvioinnin, mikäli se tunnistaa uudenlaisen riskin tai nykyisten käsittelytoimien sisältämä riski muuttuu.